Continuous Feedback e OKR: gli strumenti dell’Agile HR – Intervista a Matteo Sola

Continuous Feedback e OKR: gli strumenti dell’Agile HR – Intervista a Matteo Sola

La valutazione delle performance, e più in genere degli obiettivi di business, è un tema che sta superando i vecchi confini legati al numero di dipendenti e  dimensioni aziendali.

Le grandi organizzazioni possono storicamente contare su una funzione HR interna molto sviluppata e propositiva nell’applicazione di questi metodi, ma cosa avviene nelle organizzazioni di scala più ridotta?

Le piccole e medie aziende manifestano oggi un interesse attivo per l’applicabilità di questi metodi al proprio business, coniugandolo spesso alla ricerca di consulenza e di sistemi software per la valutazione delle performance in grado di rendere sostenibili questi processi anche laddove la funzione HR dispone di risorse limitate.

Parleremo di tutto questo con Matteo Sola: HR, formatore ed esperto di digital HR transformation, specializzato nell’applicazione degli approcci digitali alle risorse umane, ed in particolare di employee experience ed agile management. Matteo oggi è HR Learning & Development Leader di Iliad Italia, e Partner di Kopernicana, società di consulenza in ambito trasformazione organizzativa e new way of working.

Ciao Matteo, vorrei aprire questa intervista parlando di Continuous Feedback. Qual è secondo te lo stato di salute di questa metodologia nelle aziende? E’ ancora una pratica rilevante?

Mi chiedo se lo sia mai realmente stata e se finalmente lo sia ora.

Il feedback continuo è forse l’elemento più rilevante del movimento culturale che ha messo in crisi i modelli tradizionali di performance management. Modelli che solo in tempi recenti stanno cambiando e cercando nuovi assetti, nuove soluzioni che siano più agili, più centrate sui bisogni delle persone, meno burocratiche ecc. Negli ultimi anni di feedback si è parlato molto, ma se ne è praticato poco, complice l’impreparazione culturale delle aziende e la difficoltà di cambiare davvero, dandosi le competenze e i processi per farlo.

Il continuous feedback è il cardine di una rivoluzione copernicana del performance: dalla valutazione del passato utile solo a premiare e spesso etichettante, a un accompagnamento continuo della persona, che riceve indicazioni, spunti, si confronta con gli altri ogni giorno e grazie a questo aggiusta la propria rotta. E’ uno degli strumenti più importanti della leadership contemporanea e dei sistemi HR, a mio avviso, ed è al centro di diversi processi di sviluppo volti ad aiutare le persone a crescere, a cambiare, a migliorare come professionisti e magari, come persone. E per sostenerlo sono nati anche molti digital tools negli ultimi anni. Strumenti utilissimi, anche se alla base ci sono sempre mindset, volontà e comportamenti concreti che devono partire dall’alto.

Si tratta di costruire una vera e propria cultura aziendale, alla fine. Quindi sì, è rilevante e speriamo che lo sia sempre di più.

Gli OKR sono indubbiamente un tema di grande attualità, nonostante questo metodo non sia di recente concezione. Cosa pensi della nuova giovinezza che stanno vivendo? Esiste una correlazione tra il metodo degli OKR e i processi di Continuous Feedback?

Io credo di sì. Gli OKR di per sé nascono diverso tempo fa come uno strumento per gestire la strategia e il business dell’azienda, settando obiettivi e monitorando i risultati in modo oggettivo, trasparente, condiviso. Questo ha aperto, negli anni, ad una contaminazione forte con le nuove pratiche di lavoro, l’agile in primis e credo che questo sia stato molto positivo.

La trasparenza radicale degli OKR è diventata la base per confronti continui in azienda, per feedback quotidiani a tutti i livelli: dal management team al dipartimento, ad ogni team, fino alla dimensione individuale. Oggi, se utilizzati a pieno, gli OKR sono una metodologia molto diversa da quella delle origini. Sono evoluti, se vogliamo dire così e possono veramente portare una nuova cultura in azienda, volta al miglioramento continuo della nostra capacità di allinearci, collaborare, comunicare e risolvere i problemi per crescere come organizzazione.

E’ anche per via di questi elementi che gli OKR sono diventati in tempi recenti un tema caldo per gli HR e un modo per interpretare un pezzo di quel cambiamento in ambito performance management a cui facevo riferimento poco fa. Un modo non per valutare e distribuire denaro, ma coinvolgere, motivare e sfidare le persone a superare sé stesse, aiutandole a crescere.

Nella dimensione di team, in particolare, se gli OKR sono il quadro di controllo utile a capire “come le cose stanno andando” in modo oggettivo, rispetto alla priorità che il team stesso si è dato, allora ogni componente può sedersi settimanalmente attorno ad un tavolo e chiedersi “cosa stiamo sbagliando?” “come possiamo migliorare?” “perché siamo indietro su questo aspetto? Posso aiutarti in qualche modo”.

E alla fine del trimestre o persino mensilmente, grazie magari ad una “retrospettiva” di team legata all’andamento degli OKR, il gruppo si scambierà molti feedback all’interno di un contesto finalmente “safe”, in cui sbagliare è normale, è giusto e in cui il fallimento è solo un altro mezzo utile a raggiungere il fine della crescita.

Veniamo ora all’Agile HR e al suo ruolo a supporto dei processi finora discussi.
Quale contributo può dare secondo te ad uno scenario aziendale in cui convivono processi di Continuous Feedback e OKR?

L’Agile HR è un mindset dai contorni sfumati, quasi una filosofia. Non si tratta di un metodo preciso o di una cassetta degli attrezzi che ci può risolvere alcuni problemi specifici: si tratta di un mondo vasto e di un cambiamento di approccio necessario al nostro modo di essere HR. Il principio fondamentale è la centralità della persona, dell’utente e non più solo dell’organizzazione e della sua dirigenza, da cui troppo spesso ancora oggi l’HR prende ordini, limitandosi a gestire le conseguenze delle scelte altrui.

A mio avviso l’agilità nell’HR è, in poche parole, la perdita dell’illusione del controllo e il coraggio di uscire dalle nostre certezze come funzione risorse umane per aprirci ai concetti di sperimentazione, co-design, lavoro ciclico volto al rilascio di valore rapidamente, il tutto con la capacità di cambiare altrettanto velocemente direzione. Il rapporto tra Agile HR, OKR e continuous feedback, come si sarà già capito, è presto detto.

OKR e Feedback sono strumenti utili a renderci più agili, sia come organizzazione che come persone. E nel guidarci in nuovi processi e pratiche, contribuiscono anche a cambiare il contesto culturale e la mentalità delle persone.

Esiste secondo te una dimensione ideale per le aziende che si approcciano a questi progetti? Sono applicabili con successo in organizzazioni di qualsiasi dimensione?

Stiamo parlando di percorsi e cambiamenti che non sono mai facili ed istantanei. Richiedono sicuramente mesi se non anni e molte energie e perseveranza. Ed è il motivo per cui credo che le competenze di change management siano un altro tassello fondamentale dell’HR di oggi e di domani.

Detto questo, ho visto e supportato progetti di questo genere in ogni tipologia di contesto aziendale e organizzativo, profit, no profit ed istituzionale e la cosa interessante è che spesso, rispetto agli OKR e non solo, si pensa che sia difficile implementare queste pratiche se non si è una grande organizzazione come Google. In realtà è quasi il contrario.

E’ molto più facile porre buone basi per il futuro e ottenere risultati velocemente quando si è un’azienda piccola, la classica PMI italiana, piuttosto che una grande corporate, che ha già perso la capacità naturale di essere flessibile e rapida delle startup. Quando in un’azienda dalle dimensioni ridotte quello che serve per implementare gli OKR è sostanzialmente una visione, un minimo di budget per farsi aiutare e la volontà di fare le cose realmente, in un’azienda grande siamo solo all’inizio di una serie di resistenze politiche, culturali, di processo di cui a volte non si vede la fine: senza una strategia articolata con consapevolezza e portata avanti con decisione, le probabilità di successo scendono molto rapidamente.

Matteo, ti ringraziamo per questa intervista e speriamo che tante aziende colgano il senso e l’occasione di sperimentare gli approcci di cui ci hai parlato.

Per chi volesse approfondire questi temi, vi segnaliamo inoltre che Matteo Sola è autore del primo libro italiano incentrato su queste tematiche e disponibile a questo link: si intitola “OKR Performance”, edito da Ayros.

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